Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring van Maatschappelijke Diensttijd Vijfheerenlanden. Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerken wij mogelijk uw persoonsgegevens.

Wij achten een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom hebben wij een Privacyverklaring?
In deze Privacyverklaring informeren wij u hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in deze Privacyverklaring lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mogen inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons uiteraard voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens1. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt of met ons belt. Ook als u onze website bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met ons worden gedeeld, verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Waarop is deze Privacyverklaring van toepassing?
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerken in het kader van onze dienstverlening.

1Biometrische persoonsgegevens zijn persoonsgegevens die het resultaat zijn van een specifieke technische verwerking van fysieke, fysiologische of gedragsgerelateerde kenmerken van een persoon. Op grond hiervan is eenduidige identificatie van die persoon mogelijk, of wordt zijn/haar identiteit bevestigd.

Voorbeelden van biometrische persoonsgegevens zijn vingerafdrukken of gezichtsafbeeldingen. Deze lichaamskenmerken zijn uniek. Het kan voorkomen dat wij bijvoorbeeld een foto van u verwerken.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Van alle personen met wie wij contact hebben of die onze website bezoeken, kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Dit zijn voornamelijk gegevens van cliënten, vrijwilligers, mantelzorgers, kinderen en ouders/verzorgers en ketenpartners. Daarnaast verwerken wij gegevens van ambtenaren van gemeenten (hierna te noemen: opdrachtgevers) en van leveranciers en zakelijke klanten. Evenzo betreft het gegevens van werknemers, sollicitanten en stagiaires van wie wij gegevens verwerken.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw cliënten/medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw cliënten/medewerkers hierover te informeren. U kunt deze Privacyverklaring aan uw cliënten/medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Maatschappelijke Diensttijd Vijfheerenlanden, gevestigd aan de Industrieweg 16, Leerdam. De verantwoordelijke/medewerker die bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken is de persoon die werkzaam is bij Maatschappelijke Diensttijd Vijfheerenlanden. Deze bepaalt met welk doel dat gebeurt en op welke wijze de verwerking plaatsvindt.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij mogen enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:

  • Toestemming van de betrokken persoon;
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting;
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen;
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Als brede welzijnsorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om activiteiten (bijv. cursussen, workshops, sport- en cultuuractiviteiten voor doelgroepen) te kunnen organiseren en om contact te kunnen hebben met cliënten, vrijwilligers, mantelzorgers, kinderen en ouders/verzorgers, ketenpartners, opdrachtgevers en leveranciers en zakelijke klanten. Daarnaast verwerken wij gegevens om de juiste ondersteuning te kunnen bieden aan cliënten, vrijwilligers, mantelzorgers, kinderen en ouders/verzorgers en aan onze ketenpartners om hen, daar waar nodig, van de juiste informatie te voorzien.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?
Wij behandelen uw gegevens zorgvuldig, dat wil zeggen veilig en vertrouwelijk, zowel wat betreft de digitale als de fysieke gegevens.

Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen. Zo sluiten wij onder meer verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers, wij maken intern beleid, wij houden ons register van verwerkingen goed bij, wij hebben goed geïnformeerde werknemers en wij houden privacy en het voldoen aan de AVG voortdurend hoog op onze agenda. Ook nemen wij beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen wij ook dat binnen Maatschappelijke Diensttijd Vijfheerenlanden niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin gegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor de medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.

Vertrouwelijk
Wij gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Al onze medewerkers gaan zorgvuldig met uw gegevens om. Dit geldt eveneens voor derden die door ons zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot het zorgvuldig omgaan met uw gegevens.

Melden van incidenten
Mocht onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens of als wij vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit zo spoedig mogelijk, maar binnen 72 uur melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten wij u dit zo snel mogelijk weten.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn, meestal 2, 7 of 10 jaren. Dit staat vermeld in ons verwerkingsregister.

Wat zijn uw rechten?
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

  • Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken

Wij verstrekken voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen. Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of ons een onevenredige inspanning kost.

  • Inzage in uw gegevens

Bent u cliënt, vrijwilliger, mantelzorger, kind of ouder/verzorger en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. Wij verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

  • Recht op rectificatie

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken of als uw gegevens in strijd met de wettelijke kaders door ons zijn verwerkt.

Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

  • Recht op gegevensverwijdering

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben ontvangen, wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. U kunt dit schriftelijk bij ons verzoeken. Wij kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat wij door wet- en regelgeving verplicht kunnen worden om bepaalde gegevens van u te bewaren.

  • Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons anderszins onrechtmatig is.

  • Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door ons kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

  • Recht op dataportabiliteit

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief/e-mail aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Een postzegel is niet nodig. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven.

Wij kunnen ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verlenen wij onze medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Wij zullen behoudens de na te noemen uitzondering Google Analytics (zie Wat doen wij met cookies?) uw  gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij wij hierover met u andere afspraken hebben gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.

Op verschillende manieren contact
Cliënten, vrijwilligers, mantelzorgers, kinderen en ouders/verzorgers, opdrachtgevers, leveranciers en zakelijke klanten hebben persoonlijk, via e-mail of Social media (Facebook, LinkedIn) contact met ons. Ook wordt er nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen, maar ook bij ons. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door ons worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden, u te informeren of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Bellen met ons
Als u ons belt of wij u bellen, nemen wij het telefoongesprek niet op. Ook luistert niemand met het gesprek mee, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

Bezoek aan onze website
Als u onze website bezoekt, registeren wij uw bezoekgegevens. Hieronder leest u waarvoor wij deze gegevens gebruiken.

Wat doen wij met uw bezoekgegevens?
Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen wij de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen wij onze dienstverlening verder verbeteren. Wij registreren ook hoe bezoekers door onze website klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag en voor fraudebestrijding.

Wat doen wij met cookies?
Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Instellen klikgedrag
Als u niet wilt dat wij uw klikgedrag gebruiken om algemene bezoekgegevens te verzamelen, dan kunt u dit instellen door de knop “cookies weigeren” aan te klikken.

Algemene voorwaarden
Op al onze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Door aanvaarding van onze dienstverlening verklaart de cliënt, vrijwilliger en mantelzorger in het bezit te zijn van, bekend te zijn met en in te stemmen met onze algemene voorwaarden en met deze Privacyverklaring.

Over deze Privacyverklaring
Heeft u vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op!

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze regels worden nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit deze Privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om, nadat u eerst met ons in gesprek bent gegaan en wij er gezamenlijk niet uit zijn gekomen, een klacht bij ons in te dienen. Mocht na de behandeling van uw klacht door Maatschappelijke Diensttijd Vijfheerenlanden, u niet tevreden zijn, dan kunt u een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van ons en de AP zijn:

 

MDT Vijfheerenlanden (Stichting SamenDoen)
Industrieweg 16
4143 HP Leerdam
info@samendoen.expert
0345 – 63 73 63

 

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
088 – 1805 250